文件控制程序 山东济南ISO9000认证

4.3文件发放

文件编制后经权责主管批准，交由人事部盖“受控文件”章后统一发放。

文件发放时应填写《文件发放登记表》，收文单位应签收。发放新文件同时应收回旧文件统一销毁，为参考目的而需保留一份的，应加盖“作废”章或区分保管予以识别，以防过期文件被误用。

4.4文件的修改

文件的修改由申请单位填写“分发号”、《文件修改申请表》，经管理代表批准后由人事部实施。修改后的文件按4.1的要求进行审批，按4.3的要求进行发放。

文件修改后，版次相应(00、01、…)上升，修改10次后上升（A、B…）版本。

4.5文件的保管

经颁布发行之质量手册、程序文件、作业指导书等，其原稿由人事部永久保存。

发行至各部门的文件应指定人员进行管理，定期对文件进行检查，以确保文件正确性与完整性，重要作业场所应放置相关文件，以方便取用为原则。

使用单位不得以任何理由影印发行文件，不得在文件上私自涂改，不得私自外借。

4.6文件的定期评审

每次管理评审应对文件评审其文件适宜性，需要修改时按4.4的要求进行。

4.7电子文件管理

电子文件应做好备份、防止病毒和杀毒工作，若文件为传真纸时，应在文件字迹模糊前拷贝保存。

4.8外来文件管理

人事部建立《外来文件登记表》，统一管理所有外来文件，控制分发范围。其他部门接收后应转发一份至人事部，外来文件的转发和转化视其必要性进行发放,人事部每年的第四季度对外来文件的适用性进行确认并更新。

5.相关文件

《记录控制程序》

6.相关记录

《文件总览表》

《文件发放登记表》

《文件（报废、修改、补领）申请表》

《外来文件登记表》

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