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iso9000认证-记录控制程序
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为证明产品/服务质量满足规定要求和整合体系的有效运行，为产品可追溯性管理及改进策划提供数据。
2范围
适用于本公司产品/服务质量和整合体系运行相关的记录。具体如下：
2.1 体系运行记录
2.2 资源管理记录
2.3产品销售与服务记录
3职责
3职责
3.1 记录表格、模板的编写由各部门负责；审核由部门负责人进行；批准由管理者代表负责；
3.2各部门负责本部门记录的填写，及部门档案管理员负责归档前的收集和保存；
3.3办公室负责记录的收集、编目，管理、控制和归档。
4工作程序
4.1 记录表格和模板的编制、评审、审批和发布
按《文件控制程序》4.1的要求执行，具体如下：
4.1.1各部门根据工作需要，自行编制记录表格和模板。
为保证记录表格和模板具有唯一的标识，办公室按《文件编号规则》为每个记录表格和模板分配唯一编号。
4.1.2本部门负责人与管理者代表审批，并按本程序4.4.6的原则决定其保存期限。必要时，审批前按《文件控制程序》4.1.3的要求进行评审。
4.1.3办公室发布记录表格和模板，并登记在《记录清单》。该登记应通过系统进行。
4.2 记录的填写、收集
4.2.1记录的填写
a)记录应用钢笔或签字笔填写，字迹清晰、正确；
b)尽量不涂改,但若出现笔误需更改时，划红线或用涂改液覆盖，并写出正确内容，更改人签字或盖章。
c)电子记录应填写清楚并及时备份。电子记录的填写、打印方面的规定见本程序4.5。
4.2.2定期收集、检查、编目
a)各部门档案管理员应每周一次收集记录。
b)办公室每月末对各部门记录收集情况进行检查，并集中按《文件编号规则》的方法和以往历史记录进行编目。
c) 办公室6月底、12月底对记录进行收集。该归档的按本程序4.4的要求归档。
4.3 外部记录控制
4.3.1顾客和供方等相关方提供的记录，分别由直接与之发生关系的部门收集、保存、归档。
4.4 记录的归档管理与处置
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《文件借阅登记表》表》 |
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保存
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收集分类
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各部门
/办公室
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归档
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办公室
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办公室
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销毁
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办公室
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文件销毁清单
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《文件归档表》
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记录归档管理按《文件控制程序》4.6的要求归档，具体如下：
4.4.1各部门配合办公室对记录进行收集和分类。
4.4.2 需要归档时，各部门配合办公室档案管理员归档。归档时填写《文件归档表》。办公室档案管理员应按《文件归档制度》的要求建立档案卷宗。
4.4.3 归档后的记录，一律不外借。
政府部门或顾客需查阅记录时，经办公室主任和管理者代表同意，可在保管部门查阅。若需短期借阅时，办公室档案管理员可提供纸质复印件，并填写《文件借阅登记表》，办理有关借阅手续。
4.4.4 对于归档后记录，达到保存年限后，经办公室主任审核、管理者代表审批，可以进行销毁，并记录在《文件销毁清单》中。
4.4.5不管是归档前，还是归档后，记录的贮存应采取如下防护措施：
a)贮存环境整洁，无腐蚀性气体，通风良好。做好防火、防盗、防水、防虫鼠、防霉变；
b)专人负责，专柜保存，便于检索、查询和存取；
c)电子记录，应有必要的防护措施：
除非必须，不使用软盘。如使用，应注意防潮、防压、防光、防磁、防火，并每两年复制一次，防止磁粉老化失效；
光盘介质则应防压、防磨损，防火，并每五年复制一次，防止光盘的塑料和金属箔失效；
服务器上的数据则应该及时备份，归档时以光盘形式保存。
4.4.6记录的保存期应与其提供证据和数据分析的需求相适应：
a)短期保存：质量体系运行记录、资源管理记录等保存3年以上；员工招聘考核档案保存期限至少与其在公司的时间持平，必要时参考国家人事档案管理制度方面的规定；设备档案的保存期限应与设备在公司使用的周期持平，必要时参考国家固定资产管理方面的规定。
b)长期保存：项目施工记录（特别是合同、技术文件、产品鉴定与项目验收报告等）保存十五年以上；合同要求时，产品技术文档的保存期应征得顾客同意或由顾客确定；技术文件的保存期限至少应和产品市场生命周期持平。
4.5 电子记录
本体系在策划时的一个原则就是：任何文件资料必须留下电子形式记录：
a) 在评审之前，可以采用Word表格等形式进行记录；
c) 必要时（如接收认证审核时、顾客要求时、评审后及需要立即打印时），由办公室和相关部门档案管理员根据授权打印纸质报表，形成纸质记录；
d) 打印的纸质记录，相应人员必须以手写方式签字确认。
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作者：佚名
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