ISO9000文件和资料控制程序-山东济南

4.3.2.5 外来文件、资料和记录采用原文件、资料和记录的编号，如其无编号而我公司需对其进行编号管理时，按公司档案管理的有关规定执行。

4.4 文件的审批

4.4.1 质量手册由管理者代表审核，总经理审批；

4.4.2 程序文件、作业指导书由有关部门负责人审核，管理者代表审批；

4.4.3 记录的格式、内容由部门负责人审批；

4.4.4 外来文件由办公室审核其适用性后，发放或传阅。

4.5 文件的发布与发放

4.5.1 经批准后的文件，方可成为正式文件，印制后，由办公室加盖受控印章后发放，并留正本存档。

4.5.2 文件管理员建立《发文登记本》，内容包括：文件名称、文件编号、发放日期和发放的范围、接收人签字等。

4.5.3 文件管理员将盖有受控章的文件副本分发给需要执行的部门，并要求收件人在《发文登记本》上签字。

4.5.4 各部门将领到的文件登记在《部门文件登记表》上。

4.5.5 当文件需要提供给外单位时，需经管理者代表批准，除提供给认证机构的文件外，其他按非受控处理。

4.5.6 各部门保管的文件如有丢失、损坏，需报告办公室，向文件管理员重新领一份，并登记在《发文登记本》上，注明原文件作废。

4.5.7 未加盖受控章或擅自复印的文件视为无效文件，不予执行。

4.6 文件的档案管理

档案室按照文件和资料存档的有关要求，对存档文件和资料分类、编目、确定保存期限，保存在符合档案管理要求的场所。

4.7 文件的借阅

4.7.1 任何人或部门需借阅由档案室存档保管的文件时，应填写《文件／资料借阅登记表》，经办公室经理审批后方可借阅。

4.7.2 外单位人员查阅存档文件，须得到办公室经理批准，并进行登记，在有关人员陪同下查阅。

4.7.3 查阅属公司机密性的文件，须经总经理批准。

4.7.4 借阅人在检索和借阅时，应保持文件的整洁，不得损毁和涂改，使用完后及时归还。

4.8 文件的修改

4.8.1 文件修改由原文件编写部门或指定部门修改。

4.8.2 手册的修改由管理者代表审核、总经理批准；程序文件、作业指导书的修改由管理者代表审批；记录表格的修改由部门负责人审批。

4.8.3 质量手册、程序文件首次发行为Ａ版，修改状态不做标识。当文件有修改后，修改状态用阿拉伯数字表示，按01、02、03……顺序依次递增，标识在版本号后面，修改10次后换版。

4.8.4 记录表格每次修改后直接换版。

4.8.5 文件管理员将修改情况记入《文件更改记录》，与原版文件共同存档。

4.8.6 修改后的文件经总经理或其授权的副总审批后，由办公室重新印制后于3日内发放到原旧版文件持有人或部门，并收回旧文件。

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