关于审核纪录 山东济南

审核记录是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载。审核记录是审核案卷中最重要的一部分，它是认证机构作出认证决定的依据。需要时（如申请处理、验证审核证据），审核记录可以为追溯提供事实凭证，也可以为下次审核方案的策划提供参考，使审核的连续性得到保证。
        为使审核记录满足以上要求，审核记录应包括足够的细节，使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况，判断认证标准中的各项要求是否得到有效实施。记录中应记有每个符合的审核发现及其支持的证据和每个不符合的审核发现及其支持的证据，用以支持认证决定的判断。
        为此，审核员在审核过程中应准确地、公正地、简洁而又清晰地记下所收集到的各种证据，使记录真实可靠。这是审核员的重要职责，也是认证行业对审核员的职业要求。熟练地作好记录也是审核员的一种职业技能。审核记录的好与坏，是衡量审核员水平的重要标志。作不好审核记录的审核员，由于他不能如实记录收集的证据，不能提供符合要求的、可信的审核报告，得不出可靠的审核结果，因此不能圆满完成审核任务。所以，每个审核员从当审核员第一天起，就应重视作好审核记录，并应不断努力提高自己的审核记录水平。那种不重视审核记录的质量，在考核审核员时，不把审核记录水平作为重要考核内容等种种轻视审核记录的做法，都是不利于提高审核水平的。
        在审核资料的评审过程中会发现，目前有少数审核记录由于审核水平、专业水平、语文水平。文字书写水平等诸多原因，明显地不能满足要求。这种情况，应引起认证界的足够重视。

        分析审核记录中存在的问题，表现是多种多样的，无法—一表述，但其中有共性的主要问题可归纳为如下几个方面。

        一、记录内容偏离标准条款要求
        审核记录的内容应当是被审核的标准条款要求取证的内容，但是有时发现记录内容与审核条款要求有明显偏离，其原因常常是审核员对标准条款的理解有偏离。
        例如：过程的监视和测量以（8.2.3）的审核记录，记录的是产品生产过程中产品过程检测的内
容，明显表明审核员对标准的理解错误，混淆了过程的监视和测量（8.2.3）和产品的监视和测量（8.2.4）两条款的区别。
        又如：产品实现的策划（7.1）条款的审核记录中，只记有“生产任务是按合同由生产科按月下达”等，而没有明确回答标准要求的四项策划要求，看不出是否进行了策划，更看不出策划是否满足标准要求。标准规定8.2.2和8.2.4条款的实施是根据7.1条款“产品实现的策划”结果进行的，7.1条款运行不到位，8.2.3和8.2.4条款的审核也缺少依据，造成重要的审核内容落空。
        再如：生产和服务提供的控制（7.5.1）的审核记录，只简单地绘了一个生产流程图，而无条款要求的六项内容。一个流程图不能表明生产过程是否在受控状态下进行，不能表明工艺文件是否齐全，设备是否完好，生产过程中的监视和测量是否正常进行等各方面的情况。
        上述记录无法为认证决定提供依据，是不符合要求的。

         二、记录有事实无判断
收集审核证据后，应对照审核准则进行评价、判断，得出是否符合标准要求的结论。有的审核记录虽然记有大量事实，但对事实是否符合标准要求却无判断，无结论。
        例如：监视和测量装置的控制（7.6）的审核，记录中有抽查计量器具台帐的情况，检查计量仪器周期检定的情况，还记有多种仪器的名称、数量等，但没有这些计量仪器的种类和精度是否能满足产品检验要求的记载。这就造成7.6的审核结果是否满足标准要求无依据。
        又如，对过程设备的审核，虽然记录了大量的设备台帐、设备维修年度计划、月度计划、维修记录等情况，但这些生产设备的设置，以及它们的生产能力、加工精度是否能满足产品的需要，记录中没有记载。这就使63b）的审核不能满足要求，企业的设备管理是否达到标准要求无结论。

        三、记录有判断但无事实
        常看到有的记录中有明确的“符合要求”的结论，但无事实依据。
        例如：管理评审（5.6）的审核，记录内容是“管理评审内容符合要求，详见企业管理评审记录。”这种记录无法作为认证决定的依据。因为看不到管理评审的输人输出内容，无法判断管理评审是否符合标准要求。“详见管理评审记录”这种话更是让人无奈，管理评审记录在受审核方，怎么去“详见”
        又如，产品的监视和测量（8.2.4）的审核，记录内容是“查阅了出厂检验记录，产品符合要求。”产品符合什么要求，出厂检验标准是什么，检验了多少项目，检验的数据如何，检验报告是否有产品检验员签字，检验员是否有出厂检验的资格等都需要有清楚的记载，没有这些记录，无法判定产品的监视和测量是否符合标准的要求。

        四、记录中复印件过多
        在审核过程中，收集到的审核证据有时抄写很不方便，复印后作为记录的附件是可以的。但有的审核记录中附有大量复印件，甚至复印件页数大大超过手写记录的页数。
        复印件是一种事实原件，复印件本身不能表明是否符合标准要求，不加解释不加引用说明的复印件是不能作为审核证据的。如审核中复印了不少产品出厂检验报告，但报告中只有检测结果，无出厂标准值。    这种报告不能作为产品出厂合格的证据，必须同时附有出厂检验标准才能给出判断。
        有的审核员还收集了本不应收集的复印件。例如：把企业获得CCC认证证书的检验报告（有的十几页、几十页，多的可达L百页）全部复印后附在审核记录中，这是很不合适的。质量管理体系认证只检验企业是否有CCC证书就够了，至于企业如何获得CCC证书，不是质量管理体系认证的检查范围。

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